Politique de confidentialité
1. Champ d’application
Ortravoxa (ci-après « nous ») accorde une attention particulière à la protection des données à caractère personnel traitées dans le cadre de l'utilisation de notre boutique en ligne, de la création et du suivi des commandes, des demandes adressées au service client ainsi que des autres échanges nécessaires au fonctionnement des services proposés.
La présente Politique de confidentialité décrit les principales catégories de données susceptibles d'être traitées, les finalités poursuivies, les règles applicables à leur utilisation, les mesures de protection mises en place ainsi que les droits dont disposent les personnes concernées.
Les traitements sont réalisés conformément aux règles applicables en matière de protection des données, notamment au Règlement général sur la protection des données (RGPD) lorsqu'il est applicable.
2. Catégories de données susceptibles d’être collectées
Selon les circonstances et les services utilisés, les informations pouvant être traitées comprennent notamment le nom et les coordonnées, l'adresse de livraison, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, les informations relatives aux commandes, les informations nécessaires au suivi des paiements ainsi que les échanges avec notre service client.
Des informations techniques peuvent également être enregistrées lorsque cela est nécessaire au fonctionnement et à la sécurité du site, telles que certaines données relatives à la connexion, au navigateur ou au terminal utilisé.
Nous cherchons à limiter la collecte aux informations pertinentes et nécessaires au regard de la finalité concernée. Le principe de minimisation des données constitue l'un des principes fondamentaux du RGPD.
3. Finalités du traitement
Les données peuvent être utilisées notamment pour enregistrer et traiter les commandes, organiser leur préparation et leur livraison, effectuer les opérations de paiement et de remboursement, répondre aux demandes adressées au service client et assurer le suivi des échanges.
Elles peuvent également être utilisées lorsque cela est nécessaire pour assurer la sécurité du site, prévenir ou détecter certaines utilisations frauduleuses, respecter les obligations légales applicables ou défendre nos droits dans le cadre d'une procédure.
Les informations recueillies ne sont pas destinées à être utilisées pour des finalités incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées. Toute utilisation supplémentaire susceptible de nécessiter une information ou un consentement particulier est traitée conformément aux règles applicables.
4. Gestion des cookies et traceurs
Notre site peut utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires à son fonctionnement, à la mémorisation de certains paramètres ou à la sécurité des services.
Certains traceurs strictement nécessaires au fonctionnement d'un service demandé par l'utilisateur peuvent être exemptés de consentement dans les conditions prévues par la réglementation. D'autres catégories de traceurs peuvent nécessiter le consentement préalable de l'utilisateur avant leur utilisation.
Lorsque le consentement est requis, l'utilisateur peut être invité à exprimer ses préférences. Les choix effectués peuvent être conservés afin de respecter les paramètres sélectionnés.
Les paramètres du navigateur peuvent également permettre de limiter ou de bloquer certains cookies, avec la possibilité que certaines fonctionnalités du site soient alors affectées.
5. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à réduire les risques d'accès non autorisé, de divulgation, de modification, de perte ou de destruction des données personnelles.
Ces mesures peuvent notamment comprendre la sécurisation des communications, la gestion des droits d'accès, des mécanismes d'authentification et des mesures de protection des systèmes utilisés pour traiter les informations.
L'accès aux données est limité, dans la mesure du possible, aux personnes ou prestataires qui en ont besoin pour accomplir les fonctions correspondantes.
La sécurité est adaptée à la nature des données traitées et aux risques associés. Le RGPD prévoit que les données soient traitées avec un niveau de sécurité approprié au risque.
6. Communication des données et transferts internationaux
Certaines données peuvent être communiquées aux prestataires intervenant pour notre compte lorsque cette communication est nécessaire à l'exécution d'une commande, au traitement d'un paiement, à la livraison, au fonctionnement technique du site, au service client ou à une obligation applicable.
Lorsque ces intervenants traitent des données pour notre compte, les modalités de traitement sont encadrées dans les conditions requises par la réglementation applicable.
Certaines opérations peuvent impliquer un traitement de données en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen. Lorsqu'un tel transfert est applicable, nous cherchons à mettre en place les garanties prévues par le RGPD, telles qu'une décision d'adéquation ou des garanties appropriées lorsque celles-ci sont nécessaires.
Les informations communiquées sont limitées, autant que possible, aux données nécessaires à l'opération concernée.
7. Conservation des données et gestion des incidents
Les données personnelles ne sont pas destinées à être conservées indéfiniment. Leur durée de conservation dépend notamment de la finalité du traitement, de la nature des informations concernées et des obligations légales applicables. Le RGPD impose un principe de conservation limitée au regard de la finalité poursuivie.
Les données nécessaires à la gestion d'une commande peuvent être conservées pendant la période nécessaire à son traitement, au suivi des demandes et au respect des obligations applicables. Certaines informations peuvent ensuite être conservées pendant la durée requise par une obligation légale ou pour permettre l'exercice ou la défense de droits.
Lorsqu'un incident susceptible d'affecter la confidentialité, l'intégrité ou la disponibilité de données personnelles est identifié, nous pouvons mettre en œuvre des mesures de vérification, de limitation et de correction adaptées à la situation.
Lorsque la réglementation impose une notification ou une information des personnes concernées, les démarches correspondantes sont effectuées dans les conditions et délais applicables.
8. Droits des personnes concernées au titre du RGPD
Dans les conditions prévues par le RGPD, les personnes concernées peuvent disposer notamment d'un droit d'accès à leurs données, d'un droit de rectification des informations inexactes, d'un droit à l'effacement, d'un droit à la limitation de certains traitements, d'un droit d'opposition ainsi que, lorsque les conditions sont réunies, d'un droit à la portabilité des données.
Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré dans les conditions applicables, sans que ce retrait affecte nécessairement la licéité des traitements effectués avant celui-ci.
Pour exercer un droit, la personne concernée peut contacter notre service client aux coordonnées indiquées dans la présente politique. Les demandes sont examinées conformément aux délais et modalités prévus par la réglementation applicable. La CNIL indique notamment qu'une réponse aux demandes d'exercice des droits doit en principe intervenir dans un délai d'un mois.
Lorsque la personne concernée estime que le traitement de ses données n'est pas conforme aux règles applicables, elle peut également, dans les conditions prévues par la réglementation, introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
9. Fondements juridiques des traitements
Selon la nature du traitement concerné, le traitement des données personnelles peut notamment reposer sur la nécessité d'exécuter un contrat ou de prendre des mesures à la demande de la personne avant la conclusion d'un contrat.
Certains traitements peuvent également être nécessaires au respect d'une obligation légale, reposer sur un intérêt légitime lorsque celui-ci peut être invoqué dans les conditions prévues par le RGPD, ou être fondés sur le consentement lorsque celui-ci est requis.
La base juridique applicable dépend de la finalité précise du traitement concerné. Les informations fournies lors de la collecte peuvent préciser, lorsque cela est nécessaire, si certaines données sont obligatoires ou facultatives et les conséquences éventuelles d'un refus de les communiquer.
10. Principes applicables à la collecte et à l’utilisation des données personnelles
Nous ne vendons pas les coordonnées personnelles des utilisateurs.
Les données personnelles ou les images éventuellement communiquées par un utilisateur ne sont pas destinées à être utilisées à des fins publicitaires sans disposer, lorsque celui-ci est requis, du consentement ou d'une autre base juridique appropriée.
Le fonctionnement de notre boutique en ligne n'a pas pour objectif principal de collecter des données personnelles. Les informations sont principalement demandées lorsqu'elles sont nécessaires au fonctionnement du service, au traitement d'une commande, à la livraison, au paiement, au service client, à la sécurité ou au respect d'une obligation applicable.
Les cadeaux gratuits ou les mécanismes d'incitation ne sont pas proposés dans le but principal d'obtenir des informations personnelles. Lorsqu'un avantage peut être proposé dans le cadre d'un achat, d'une opération commerciale ou d'une activité promotionnelle, sa finalité principale reste liée à cette opération et non à la collecte de données personnelles.
Les informations présentées dans les présentes politiques sont destinées à correspondre aux règles applicables au public concerné et au territoire effectivement desservi. Les dispositions légales mentionnées doivent être cohérentes avec les pays dans lesquels les services sont réellement proposés.
Les coordonnées communiquées dans nos politiques et sur les autres pages du site doivent rester exactes, accessibles et cohérentes avec les informations utilisées pour le fonctionnement de notre service client.
11. Nous contacter
Pour toute question relative à la protection des données personnelles, pour exercer vos droits ou pour demander des informations concernant un traitement, vous pouvez nous contacter :
International / Entrepôt de retours
Adresse de contact : 8-1-3 Komagome, ville d’Ōamishirasato, préfecture de Chiba 299-3235, Japon
Adresse e-mail du service client : admin@ortravoxa.com
Téléphone du service client : +81 80-3917-6248
Horaires de service : du lundi au vendredi, de 09:00 à 12:30 et de 14:00 à 18:00 (heure d'Europe centrale).
Pour une demande relative à vos données personnelles, il est recommandé d'indiquer clairement l'objet de la demande et, lorsque cela est nécessaire, les informations permettant d'identifier la commande ou le traitement concerné.
12. Mise à jour de la présente politique
La présente Politique de confidentialité peut être mise à jour lorsque les modalités de traitement des données évoluent, lorsque les services proposés sont modifiés ou lorsqu'une évolution réglementaire nécessite une adaptation de son contenu.
La version la plus récente est celle publiée sur notre site. Lorsque les modifications sont susceptibles d'avoir une incidence significative sur les droits ou les attentes des personnes concernées, une information appropriée peut être mise en place selon les circonstances.
Nous recommandons aux utilisateurs de consulter périodiquement cette politique afin de prendre connaissance des éventuelles évolutions.