1. Champ d’application
Ortravoxa (ci-après « nous ») applique les principes du Règlement général sur la protection des données (RGPD) aux traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre de nos activités, lorsque le RGPD est applicable.
La présente politique concerne notamment les données utilisées pour la gestion des commandes, les paiements, les livraisons, les demandes adressées au service client, la sécurité des services ainsi que les autres traitements nécessaires au fonctionnement de notre boutique en ligne.
Elle vise les données relatives aux personnes utilisant nos services ainsi que les traitements effectués pour notre compte lorsque ceux-ci entrent dans le champ d'application du RGPD.
2. Principes généraux applicables au traitement
Nous cherchons à traiter les données personnelles de manière licite, loyale et transparente, pour des finalités déterminées et légitimes.
Les données collectées sont limitées, dans la mesure du possible, à ce qui est nécessaire au regard de la finalité poursuivie. Leur exactitude peut être maintenue et les informations qui ne sont plus nécessaires peuvent être supprimées ou conservées uniquement lorsque la réglementation applicable le justifie.
La durée de conservation et l'accessibilité des données sont également prises en compte dans la mise en œuvre des mesures de protection. Le RGPD prévoit notamment une protection des données dès la conception et par défaut, avec un traitement limité aux données nécessaires à chaque finalité.
Nous cherchons également à assurer la confidentialité et la sécurité des informations au moyen de mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données et aux risques identifiés.
3. Droits des personnes concernées
Dans les conditions prévues par le RGPD, les personnes concernées peuvent notamment exercer un droit d'accès aux données personnelles les concernant, demander la rectification d'informations inexactes ou incomplètes et, lorsque les conditions sont réunies, demander leur effacement.
Selon la situation, elles peuvent également demander la limitation du traitement, s'opposer à certains traitements ou exercer leur droit à la portabilité des données.
Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré dans les conditions applicables. Le retrait du consentement n'affecte pas nécessairement la licéité des traitements réalisés avant ce retrait.
Les demandes peuvent être adressées à nos coordonnées de contact. Elles sont examinées selon les modalités et délais prévus par le RGPD et les autres règles applicables.
Lorsque la personne concernée estime que ses droits ne sont pas respectés, elle peut également exercer les voies de recours prévues par la réglementation, notamment auprès de l'autorité de contrôle compétente.
4. Obligations des parties intervenant dans les traitements
Lorsque nous déterminons les finalités et les moyens d'un traitement, nous assumons les obligations correspondant au rôle de responsable du traitement dans les conditions prévues par le RGPD.
Lorsqu'un prestataire traite des données pour notre compte, les responsabilités et modalités de traitement sont définies conformément aux règles applicables. Le RGPD prévoit notamment que le traitement confié à un sous-traitant soit encadré par un contrat ou un autre acte juridique approprié et que celui-ci présente des garanties suffisantes en matière de protection des données.
Les personnes autorisées à accéder aux données peuvent être soumises à des obligations de confidentialité. Les mesures appropriées peuvent notamment concerner la gestion des accès, la sécurité des transmissions, la protection des systèmes, l'assistance en cas de demande d'exercice des droits et la gestion des incidents de sécurité.
Chaque intervenant est appelé à respecter les obligations qui correspondent à son rôle réel dans le traitement concerné, sans préjudice des responsabilités prévues par la réglementation applicable.
5. Transferts de données
Certaines opérations liées à nos services peuvent nécessiter qu'une donnée personnelle soit traitée ou rendue accessible dans un pays situé en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.
Lorsqu'un transfert vers un pays tiers est nécessaire, nous cherchons à appliquer les conditions prévues par le chapitre V du RGPD. Selon le cas, le transfert peut notamment s'appuyer sur une décision d'adéquation de la Commission européenne ou sur des garanties appropriées prévues par le RGPD, telles que les clauses contractuelles types.
Les transferts concernés sont examinés en tenant compte de la nature des données, de la finalité du traitement et des garanties disponibles. Le transfert ne doit pas avoir pour effet de supprimer les protections accordées aux personnes concernées par le RGPD.
Lorsque des garanties supplémentaires ou des mesures particulières sont nécessaires au regard du transfert envisagé, celles-ci peuvent être mises en œuvre selon les circonstances et les exigences réglementaires applicables. La CNIL rappelle notamment que les données transférées hors de l'Union doivent continuer à bénéficier d'une protection substantiellement équivalente à celle prévue par le RGPD.
6. Mesures de conformité
Nous cherchons à intégrer la protection des données dans les différentes étapes du traitement, depuis la collecte jusqu'à la suppression ou à la conservation légalement nécessaire des informations.
Les mesures de conformité peuvent notamment comprendre la limitation des données collectées, la détermination des finalités, l'identification de la base juridique appropriée, la gestion des durées de conservation, la limitation des accès, la sécurisation des communications et la mise en place de mesures destinées à prévenir ou à traiter les incidents.
Lorsque cela est nécessaire, les activités de traitement peuvent être documentées afin de permettre d'identifier les finalités, catégories de données, destinataires, durées de conservation, transferts éventuels et mesures de sécurité applicables. La CNIL indique notamment que ces éléments font partie des informations pouvant être documentées dans un registre des activités de traitement.
Les prestataires intervenant dans le traitement des données peuvent également faire l'objet de vérifications et d'un encadrement contractuel correspondant aux exigences du RGPD lorsqu'ils agissent en qualité de sous-traitants.
En cas d'incident susceptible d'affecter les données personnelles, nous pouvons mettre en œuvre des mesures de détection, d'évaluation, de limitation et de correction adaptées à la situation. Lorsque la réglementation impose une notification à une autorité ou une information des personnes concernées, les démarches correspondantes sont effectuées dans les conditions applicables.
7. Nous contacter
Pour toute question relative au traitement des données personnelles, à l'exercice des droits ou à la conformité au RGPD, vous pouvez contacter notre service client :
International / Entrepôt de retours
Adresse de contact : 8-1-3 Komagome, ville d’Ōamishirasato, préfecture de Chiba 299-3235, Japon
Adresse e-mail du service client : admin@ortravoxa.com
Téléphone du service client : +81 80-3917-6248
Horaires de service : du lundi au vendredi, de 09:00 à 12:30 et de 14:00 à 18:00 (heure d'Europe centrale).
Pour faciliter le traitement d'une demande relative aux données personnelles, il est recommandé d'indiquer clairement l'objet de la demande ainsi que les informations permettant, lorsque cela est nécessaire, d'identifier le traitement ou la commande concernée.